전거에 필요한 여러 이형과 전거형을 작성한 파일을 전거 레코드라고 하는데, 서지 레코드와 별개로 구축해야 한다. 그런데 전거 레코드를 구축하는 국내 도서관의 수는 그리 많지 않다. 일부 대규모 대학도서관만이 자체적으로 전거 레코드를 구축하고 있는 실정이다. 우리 도서관 또한 전거 레코드를 구축하고 있지 않아, 정리 담당 사서가 재량껏 각 서지 레코드에 수많은 이형(異形)을 입력하고 있다.

예를 들어, 『역사언어학과 언어유형론』이라는 책의 저자인 松本 克己(송본 극기)를 표기하는 방법은 총 10가지다. 먼저 우리 도서관은 일본인 이름이 일본어, 로마자, 한글의 세 가지 방법으로 검색될 수 있도록 규칙을 정해두었기 때문에, 松本 克己, Matsumoto Katsumi 의 두 가지 방법으로 서지 레코드를 작성한다.

문제는 한글 표기인데, 松本 克己는 국립국어원 외래어표기법에 따라 '마쓰모토 가쓰미'로 표기한다. 하지만 위의 단어가 외래원표기법에 따라서만 읽히는 것은 아니다. 松本(송본)이라는 글자는 ‘마쓰모토’와 ‘마츠모토’로 읽힐 수 있고, 克己(극기)라는 글자는 ‘가쓰미’, ‘가츠미’, ‘카쓰미’, ‘카츠미’로 읽힐 수 있다. 따라서 '마쓰모토 가츠미', '마쓰모토 카쓰미', '마쓰모토 카츠미', '마츠모토 가쓰미', '마츠모토 가츠미', '마츠모토 카쓰미', '마츠모토 카츠미'도 서지 레코드에 입력해야 한다.

만약 정리 담당 사서가 松本 克己(송본 극기)의 10가지 이형을 모두 파악하지 못해, 서지 레코드에 입력하지 않았다면, 그 중 하나인 ‘마츠모토 가츠미’로 검색했을 때에는 그의 저작 중 일부만 검색 결과에 나타날 것이다. 이처럼 전거 레코드가 구축되어 있지 않은 경우에는, 검색시 재현율이 떨어진다. 재현율(recall ratio)은 검색의 효율성을 측정하는 척도 중 하나로, 검색된 키워드에 적합한 전체 자료 중에서 검색된 적합 자료의 비율을 의미한다. 전거 레코드의 미구축은 이용자에게 효율적이지 못한 검색 결과를 제공하는 것으로 연결된다.

정리 담당 사서 입장에서도 새로운 서지 레코드를 생성할 때마다, 가능한 이형을 모두 생각하는 것은 쉽지 않다. 전거 레코드를 구축해놓고 새로운 데이터가 등장할 때마다 수정 혹은 갱신 작업만 하면 된다. 정리 담당자의 업무는 장기적으로 효율성이 높아지고, 이용자는 더욱 편리하게 자료를 검색할 수 있다.